12. Chaque ministère et organisme s’assure, à la clôture de chaque mois, que toutes les taxes de vente dont le remboursement gouvernemental peut être demandé pour la période soient inscrites au système comptable du gouvernement dans des comptes à recevoir des taxes sur les produits et services et des taxes de vente harmonisées ainsi que des taxes de vente du Québec. Il est entendu que cette obligation vise également les fournitures taxables acquises (biens et services) pour les activités d’un fonds spécial ou d’un compte à fin déterminée visés respectivement par les articles 5.1 et 6 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001) dont le ministère ou l’organisme est responsable.
En ce qui a trait aux fournitures taxables destinées à un fonds spécial dont les opérations comptables ne sont pas inscrites au système comptable du gouvernement, la compilation des taxes de vente payées et à payer est inscrite, aux fins de leur remboursement gouvernemental, par le ministère ou l’organisme responsable du fonds spécial au système comptable du gouvernement, sur présentation mensuelle de pièces justificatives appropriées. Le ministère ou l’organisme responsable comptabilise alors un compte à payer au fonds spécial du montant des taxes de vente demandé ainsi qu’un compte équivalent de taxes de vente à recevoir de l’Agence du revenu du Québec et de l’Agence du revenu du Canada. Il prend enfin les dispositions nécessaires pour l’émission du paiement au fonds spécial.